《付款确认函》范本及写作要点：中国经济管理大学 职业经理法务管理实操资料库
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《付款确认函》范本及写作要点：中国经济管理大学 职业经理法务管理实操资料库
《付款确认函》是商业交易中的"法律收据"，在简单的资金流转背后，承载着债权债务关系的关键证据价值。某建筑公司因未及时取得分包商的付款确认函，在工程结算时被重复主张款项，多支付了数百万元——这凸显了小小一纸确认函的重要性。这份文件实质上是交易安全的"法律指纹"，既能固化履约事实，又能防范后续争议。
法律工作者处理此类文件需关注三个核心要素：首先是"事实锁定"，要精确记载付款金额、时间、方式及对应合同条款；其次是"权利保留"，巧妙嵌入"不影响其他权利主张"等保护性表述；最后是"证据效力"，通过签收方式设计确保文件可追溯。某跨境电商在供应商纠纷中，凭借附有区块链时间戳的电子确认函，快速证明了货款支付事实，避免了诉讼拖延。
掌握付款确认函的起草审查能力是法律人的基本功。这项技能要求兼具合同法的专业功底、证据管理的实务经验和风险防范的敏锐嗅觉。调研显示，规范使用付款确认函的企业，账款纠纷发生率降低65%。对企业而言，专业的付款确认机制不仅是财务管理的规范，更是风险防控的利器，能有效避免90%以上的支付争议，在商业合作中构建互信基础。
函件编号：XXXX-XXXX
致：（收函单位/个人名称）
关于：支付款项的通知
尊敬的（收函单位/个人名称）：
根据双方于**（合同签订日期）签订的《合同名称》（合同编号：XXXX），贵方应按照合同约定的条款于（约定付款日期）支付款项人民币（金额）**元（大写：金额大写）。
截至本函发出之日，我方尚未收到上述款项。为确保双方合作的顺利进行，请贵方务必于**（要求付款的具体日期）**前将上述款项支付至以下账户：
收款账户信息：
收款人名称：XXXX
开户银行：XXXX银行
银行账号：XXXX-XXXX-XXXX
备注信息：合同编号或相关备注信息
如贵方已付款，请提供相关付款凭证以便核对。如未按期付款，将根据合同约定，保留采取进一步法律措施的权利，包括但不限于追究逾期付款利息和违约责任。
如有任何疑问，请及时与我方联系。
联系人：（姓名）
联系电话：（电话）
联系邮箱：（邮箱）
感谢贵方的配合。
此致
敬礼
（公司名称）
法定代表人或授权代表签名：
日期：
附件：
合同复印件
款项明细表
公司收款账户信息
尽管有示范模版，在开始撰写一份具体的《付款确认函》时，仍应注意以下写作要点：
一、规则概述
文书框架：文书包括函件编号、收函方信息、支付通知、收款账户信息、附注事项及联系方式六个部分。
用途：催促对方按约定时间支付款项，确保合同履行和款项收回。
常见风险和问题：
收款信息错误导致款项未到位或延迟。
缺少合同和付款依据导致法律主张无效。
通知内容不明确，无法形成有效催款证据。
需重点审查的附件：
合同复印件
款项明细表
公司收款账户信息
写作和审查基本原则：
信息准确：确保款项金额、收款账户等关键内容无误。
条款引用清晰：明确列出合同条款及编号，增强通知的法律效力。
时限明确：清楚标明付款期限及后续法律措施。
二、规则分述
函件编号及收函方信息
写作内容要点：明确函件编号和收函单位/个人的准确名称。
应审核的附件名称：无特定附件，但应核对合同中对方名称。
审查重点和方法：确保函件编号与内部记录一致，对方名称与合同一致。
示范写法：
“函件编号：2024-0001，致：XX公司。”
支付通知
写作内容要点：引用合同条款，明确款项金额、应支付日期。
应审核的附件名称：合同复印件、款项明细表。
审查重点和方法：核对合同条款编号、约定付款日期和金额，确保信息无误。
示范写法：
“根据双方于2024年1月1日签订的《供货合同》（合同编号：2024-001），贵方应于2024年11月1日前支付款项人民币100,000元。”
收款账户信息
写作内容要点：提供准确的收款账户信息，包括收款人名称、开户银行、账号等。
应审核的附件名称：公司收款账户信息。
审查重点和方法：与附件中银行账户信息核对，确保无误。
示范写法：
“收款人名称：XX公司，开户银行：XX银行，银行账号：XXXX-XXXX-XXXX。”
附注事项及后续法律措施
写作内容要点：提醒对方尽快付款，提供已付款凭证，并明确逾期法律责任。
应审核的附件名称：合同复印件。
审查重点和方法：确保合同中关于逾期责任的条款清晰引用。
示范写法：
“如未按期付款，我方将依据合同第10条，追究贵方违约责任。”
联系方式
写作内容要点：提供联系人姓名、电话及邮箱。
应审核的附件名称：无特定附件。
审查重点和方法：核实联系人信息与公司内部一致，便于沟通。
示范写法：
“联系人：李某某，联系电话：123456789，邮箱：example@example.com。”
落款与日期
写作内容要点：公司名称、法定代表人或授权代表签名及日期。
应审核的附件名称：无特定附件。
审查重点和方法：确保落款签名及日期准确，符合法律文书的形式要求。
示范写法：
“（公司名称），法定代表人签名：张某某，日期：****年**月**日。”
以上是写好一份《付款确认函》的关键要点，建议收藏此文，助您高效完成。
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