中国经济管理大学《人力资源管理学》授课教材：工作分析

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中国经济管理大学《人力资源管理学》授课教材：工作分析

职责描述不清引发的“工作真空”

某机械制造企业的一名机床操作工将大量液体洒在他工作机床周围的地板上，车间主任叫他将这些洒掉的液体清扫干净，但操作工拒绝执行，理由是岗位说明书中没有包括清扫的条文。车间主任顾不上查看工作分析文件原文，便赶忙找来一个服务工来做操作清扫工作，但服务工同样拒绝了他，理由和操作工一样。车间主任威胁说要将其解雇，因为服务工是分配到车间来做杂务的临时工。服务工勉强同意了，但是当他将这些洒掉的液体清扫干净之后，他立即向公司有关领导进行了投诉。

企业相关领导看到投诉之后，审阅了这三类人员的工作岗位说明书原件：机床操作工、服务工、勤杂工。操作工的工作岗位说明书上明确规定：“操作工有责任保持车床的清洁，使之处于可以操作的状态”，但并没有具体提及清扫地板；服务工的工作岗位说明书上规定：“服务工有责任以各种方式协助操作工，如领取原料和工具，随叫随到，即时服务”，但没有包括日常清洁的打扫工作。勤杂工的工作岗位说明书中明确包含了各种类型的清扫服务，但他的工作时间是从正常下班后才开始……领导看到这里也糊涂了，这个清扫工作究竟应该由谁来做呢?

案例分析：从上面的文字描述可以看出，该企业因为对员工相关岗位的工作职责描述不清，从而导致在工作中出现了“真空”地点，工作时间清扫地面液体的工作必须有人来做，那么到底应该由谁来做呢?其实，如果该企业将该任务具体落实到某类岗位详细的工作分析文件中的具体某类人员，就不会出现上面才相互扯皮的现象了。由此可见，工作分析十分重要。

第一节　工作分析概述

工作分析是企业人力资源管理体系中的一项重要的基础工作。一个企业是否进行了工作分析，以及工作分析质量的好坏，都将对人力资源管理工作的各项环节工作产生重要影响。

一、工作分析的定义及其常用术语

（一）工作分析的定义

工作分析又称职务分析、岗位研究，是指对某个特定的职务作出明确规定，从而使其他人了解该职位的工作性质、责任、任务，以及从事该工作的工作人员所应具备的条件，这是一项重要的人力资源管理技术。一般来说，工作分析所要解决的问题及需要具体研究的事宜，可以概括为6W1H：WHO：谁来完成这项工作；WHAT：这项工作具体是干什么的；WHEN：工作时间的具体安排；WHERE：工作地点具体在哪里；WHY：从事该工作的目的；FOR WHOM：工作的服务对象，即为谁工作；HOW：如何进行这些工作。

通常以下三种情况出现时需要进行工作分析：一是新组织建立时，工作分析被正式应用；二是工作由于新技术、新方法、新系统的产生而发生重要变化，尤其是工作性质发生变化，需要做工作分析；三是新的职位产生时，工作分析可帮助新职位的员工了解该岗位的相关内容。

（二）工作分析常用术语

工作分析是一项专业性较强的人力资源管理工作，其中涉及很多专业术语，清晰地界定并准确地把握这些术语十分重要，它可以避免在执行工作分析时出现由于不理解术语而导致的错误。表3-1对此进行了专门的介绍。

表3-1　工作分析常用术语

续表

二、工作分析的内容

工作分析的内容基本分为两大部分，即工作描述和工作说明书。

1.工作描述

工作描述中需要具体说明该职位的工作内容、特点及工作环境等，主要包括职位的名称、工作的职责、工作内容的要求、工作时间的要求、工作的场所及工作条件等内容。

2.工作说明书

工作说明书主要是根据工作描述的内容，指出从事该工作的人员必须具备的各项要求，其中包括：

①一般要求：指从事该工作所需要的年龄、性别、学历、工作经历等；

②生理要求：指该工作对其从事人员的身体状况和身体素质方面的要求；

③心理要求：指工作中所应具备的知识、技艺、能力等个人特征，包括观察力、判断力、记忆力、语言表达能力和决策能力等。

编写工作说明书时需要注意：描述要具体化而非抽象化；描述的句子要简明，内容不要过于繁杂，最好不超过三页；使用技术性术语时最好对其加以解释。

第二节　工作分析的作用及工作流程

工作分析是现代人力资源管理所有职能（包括获取、整合、保持与激励、控制与调整、开发等）的基础。企业为了做好工作分析，必须严格按照标准流程进行操作。

一、工作分析的重要作用

工作分析有助于帮助企业在人力资源管理中进行两个基本制度的建设，分别是工作分析制度和任职资格制度；同时，这两项制度也是其他各项人力资源管理工作的基础。能够对人力资源管理各职能的具体工作起到支持作用，主要体现在以下几个方面：

1.工作分析为人员的招聘录用提供了明确的标准

由于工作分析对各个职位所必需的任职资格条件做了充分分析，在招聘录用过程中就有了明确的标准，减少了主观判断的成分，有利于提高招聘录用的质量。

2.工作分析为制定薪酬政策奠定了基础

工作分析对各个职位承担的责任、从事的活动、要求的资格等做出了具体描述，这样企业就可以根据各职位在企业内部相对重要性的大小给予不同的报酬，确保薪酬的内部公平性和合理性。

3.工作分析为人员的培训开发提供了依据

通过工作分析，确定工作要求，根据实际工作需要和参加人员的不同情况有区别、有针对性地安排培训内容和方式方法。在培训结束之后，也可以结合工作分析对培训效果进行评价。

4.工作分析为制定员工职业发展规划提供依据

现在的员工越来越注重自我的发展。职业生涯的设计也成为高科技企业的流行趋势，通过工作分析得到的相关信息正是企业、个人发展的目标及检验标准，在此基础上制定员工职业发展规划，更具有现实意义。

5.工作分析为人力资源规划提供了必要的信息

通过工作分析可以对企业内部各个职位的工作量进行科学的分析判断，从而为职位的增减提供必要的信息。此外，工作分析对各个职位任职资格的要求也有助于企业进行人力资源的内部供给预测。

6.工作分析为科学的绩效管理提供了帮助

工作分析是事前分析，具有高度透明度，体现公平、公正、公开的原则，通过对职务、工作任务、工作范围、工作职责进行客观描述，对聘用条件包括工作时数、工资结构、支付工资的方法、福利待遇、该工作在组织中的地位、晋升机会、培训机会等都做出明确的要求，使每个职位从事的工作及所要达到的标准都有了明确的界定，为绩效考核提供明确的标准，减少评价的主观因素，提高了考核的科学性。

7.工作分析促进企业的组织结构更加合理

工作分析根据企业的性质及状况主动分析企业的组织机构层次。分析企业到底是适合金字塔式的多层次组织机构，还是适合扁平式“中层革命”的组织机构；每一层面主管及副职的结构，即职务名称；每个层面的管理范围，即工作责任与职责等。同时从人员结构上规划企业所需各级、各类人员的比重、数量和技能要求等。

二、工作分析的流程

工作分析要有计划、有步骤地按照一定的流程进行，这个流程主要包括六个阶段，它们分别是准备阶段、调查阶段、分析阶段、描述阶段、运用阶段和控制、评估阶段。六个阶段彼此之间相互联系、相互影响。

1.准备阶段

这是工作分析的第一阶段，主要任务是确定工作分析的目的，确定工作分析的信息收集类型和范围，建立工作分析计划，成立工作分析小组，对工作分析人员进行相关培训，做好其他相关准备工作。具体如图3-1所示。

图3-1　工作分析管理工作流程图

（1）确定工作分析的目的

有了明确的目的，才能正确确定分析的范围、对象和内容，规定分析的方式、方法并弄清应当收集什么资料，到哪儿去收集，以及用什么方式方法收集。因此，在进行工作分析时，首先要明确目的，才能起到事半功倍的效果。

（2）确定工作分析收集的信息类型和收集方法，以节约时间、精力和费用

工作分析所需要的信息主要类型如表3-2所示。

（3）建立工作分析计划

工作分析计划包括整个工作的进程、企业内进行分析的各个职务的名称和任职者人数、预计工时需要和分析人员人数、所需费用和其他条件，包括在工作分析过程中各个环节的责任划分等。

表3-2　工作分析所需信息的主要类型

（4）建立工作分析小组

为保证工作分析这项工作顺利进行，要成立一个工作分析小组，为开展工作分析做好上述人员的准备。小组成员通常由下面几类人员构成：一是企业的高层领导；二是工作分析人员，主要由人力资源管理专业人员和熟悉本部门情况的人员组成；三是外部专家和顾问等，他们具有丰富的经验和专门技术，可以对工作分析过程给予客观、公正、科学的评价。

（5）对工作分析人员进行培训

为保证工作分析的效果，还要由外部专家和顾问对本企业参加工作分析的小组成员进行业务上的培训。

（6）做好相关准备

①确定工作分析信息的用途。

②收集与工作有关的背景信息。

③选择有代表性的工作进行分析。

④收集工作分析信息。

⑤同承担工作的人共同审查所收集到的工作信息。

⑥编写工作说明书和工作规范。

2.调查阶段

这是工作分析的第二个阶段。主要任务是对整个工作过程、工作环节、工作内容及工作人员等方面作一个全面调查。具体工作如下：

①编写调查问卷和调研提纲。具体内容应该包括：工作内容、工作职责、就职经验及相关知识、适岗年龄、所需教育程度、学习要求和技能训练的要求、与其他工作的联系、作业姿势、工作环境、作业对身体的影响、所需的心理品质、工作劳动强度等。

②到工作场地进行现场调查，观察工作流程，记录关键时间，调查工作必须用的工具与设备，考察工作的物理环境和社会环境。在收集信息时，可以收集企业的组织结构图、工作流程图、设备维护记录、设备设计图纸、工作区的设计图纸、培训手册和以前的职务说明书，这些信息对工作分析都有着非常重要的参考价值。

③对主管人员、在职人员广泛进行问卷调查，并与主管人员、员工代表进行面谈，收集有关工作的特征和需要的各种信息，征求改进意见，同时做好面谈记录。

④必要时工作分析人员可直接参与调查工作，或通过实验的方法分析各因素对工作的影响。

⑤分析人员在收集信息的过程中，应该让任职者和直属上司确认所收集到的材料真实、完整，使任职者易于接受人力资源部门根据资料调整制定的工作描述和工作规范。

3.分析阶段

分析阶段是工作分析的第三个阶段。主要任务是对有关工作的特征和工作人员的特征的调查结果进行深入的总结分析，包括职务名称分析、职务规范分析（对工作任务、工作责任、工作关系及劳动强度的分析）、工作环境分析（对工作安全环境、社会心理环境等的分析）和任职资格分析（对任职者所必备的知识、经验、操作能力和心理素质的分析），具体工作如下：

（1）整理资料

将收集到的信息按照工作说明书的各项要求进行归类整理，看是否有遗漏的项目，如果有，要返回上一个步骤，重新进行调查收集。

（2）审查资料

资料进行归类整理之后，工作分析小组的成员要对所获得的工作信息的准确性、真实性进行审查，如有疑问，需要找相关工作人员进行核实，或者返回上一个步骤，重新进行调查。

（3）分析资料

如果收集到的资料没有问题，就要对这些资料进行深入分析、归纳总结，分析必需的材料和要素，揭示各个职位的主要成分和关键因素，在分析的过程中，应当遵循以下三个基本原则：

①对工作活动应当进行分析，而非简单的罗列。工作分析是反映该职位的工作情况，但不是直接的反映，需要经过一定的加工。分析时，应当将某项职责分解为几个重要的组成部分，然后将其重新组合，而非对任务或活动的简单罗列。

②对岗不对人。工作分析应该只关心职位本身的情况，而不是任职者的任何情况。

③分析时应以当前的工作为依据。工作分析的任务是为了获取某一特定时间内的职位情况，因此应该以当前的工作现状为基础进行分析，而不能把自己的设想或臆测强加到工作分析当中，尽可能地确保分析的公平性和客观性。

4.描述阶段

仅研究和分析完一组工作，并未真正完成工作分析，分析人员必须将获得的信息予以整理并写出报告。通常工作分析所获得的信息以下列方式进行整理：

（1）文字说明

将工作分析获得的资料以文字说明的方式进行描述，列举工作名称、工作内容、工作设备与材料、工作环境与工作条件等。

（2）工作列表及问卷

工作列表是把工作加以分析，对工作的内容及活动分项排列，让实际从事工作的人员对其进行评判，或填写分析所需时间及发生次数，了解工作内容。列表或问卷等形式均可。

（3）活动分析

实质就是作业分析，通常是把工作的活动按工作系统与作业顺序一一列举，然后根据每一项作业进一步加以详细分析。活动分析多以观察或面谈的方法对现有工作加以分析，所有资料均可作为教育及训练的参考。

（4）决定因素法

该方法是把完成某项工作的几项最重要的行为加以表列，在积极方面说明工作本身特别需要的因素，在消极方面说明亟待排除解决的因素。工作分析报告的编排应该根据分析的目的加以选择，以简短清晰的字句撰写说明式的报告初稿，送交有关主管和分管人员，获取补充建议后，再予以修正定稿。

5.运用阶段

该阶段是对工作分析的验证，只有通过实践的检验，工作分析才具有可行性和有效性；才能不断适应外部环境的变化，从而不断完善工作分析的运行程序。该阶段的工作主要由两部分构成：

①培训工作分析的人员运用。这些人员在一定程度上影响着程序分析运行时的准确性、运行速度和费用。因此，培训运用人员可以增强管理活动的科学性和规范性。

②制定各种具体的应用文件。

6.控制、评估阶段

控制阶段贯穿工作分析的始终，是一个不断调整的过程。随着时间的推移，任何事物都在变化，组织的生产经营活动也在不断变化当中，这些变化直接或者间接引起组织分工协作体制也发生相应的调整，从而也相应地引起工作的变化。因此，应当定期或者不定期地对工作说明书进行适当修改，通常至少一年需要修改一次。

对工作分析的评估可以通过对工作分析的灵活性和成本收益的权衡来说明。工作分析工作越细致，所花费的成本就越高，在职务分析的细致程度方面就需要实行最优化，从而简化人力资源管理的许多不必要的工作。但这也存在一个明显的缺点，即容易让员工对公司的报酬公平性产生怀疑。因此，到底采用何种方法，取决于企业所面临的特定环境。

第三节　工作分析的方法

案例3-1

一个员工工作分析的案例

××公司有十几个业务员，这些业务人员的素质相差不大，但业绩相差很多。其中最明显的两个人是员工小王和小李，他们一个月的绩效居然能有5倍之差，奇怪的是，在一份对全体员工摸底调查的问卷中，大家却一致认为小李比小王更吃苦、更认真。于是人力资源部经理对两个人进行了一周的跟踪调查。

公司规定的上班时间是8：30—17：30，中午休息一个小时。一周跟踪下来的情况如下：小王平均8：21到公司，而小李8：05就到了公司；对小王、小李的专业业务掌握进行了综合测试，小李得分91，小王得分84；对两个人的人际关系能力进行了测试，小李得分89，小王得分81。

小李方方面面得分都很高，但他的业绩与小王相差很远，人力资源部经理通过走访调查分析之后发现，首先小李在电话预约客户时间上就存在问题，他打电话开拓新客户的时间，正好是多数公司客户负责人外出办事的时间，而小王打电话预约客户的时候，很多人还都在公司里没有出门。还有，小李走访客户很多没有进行事先预约，所以成功率自然低，而小王的走访事先都是预约过的。基于以上两点，人力资源部经理就找到小王、小李业绩差距明显的症结所在了。

根据这一结论，人力资源部经理让小李先调整工作时间的分配，采用小王的工作时间安排方式。调整后，经过一周的磨合，到了第二周，小李的成功率有了明显的提升，工作量反而有了一些下降。电话开拓新客户的数量为每天36个，成功数上升了22个，客户走访量仍然是5家，成功率上升到4家。两个月后，小李的业绩已经达到了小王的90%。

企业的人力资源管理，就是要对员工的工作行为进行跟踪记录，并在此基础上进行科学分析，来调整和引导员工的工作行为，在行为习惯中形成企业的管理文化。

收集工作分析信息的方法很多，可以分为两大类：以工作为中心的方法和以人为中心的方法。但目前没有一种能够提供一份完整的信息，所以对于不同规模、不同类型的组织，应选用不同的方法或者多种方法综合使用。

一、工作实践法

1.工作实践法的含义

工作实践法就是工作分析人员亲自从事所要研究的工作，从而细致深入地了解、体验和分析工作的特点和要求，以达到工作分析的目的的方法。采用这种方法获取信息应该注意以下几个方面的问题：

①参加亲身体验工作的工作岗位必须是工作分析人员所能够理解和从事的。

②工作分析人员在进行工作实践时，不能给实际工作造成障碍。

③较危险的工作岗位或者具有一定安全性、保密性的岗位不适合采用工作实践法。

④对工作岗位的工作实践要保证一定的周期，以对岗位的相关信息有完整的认识。

2.工作实践法的优缺点

工作实践法有很多优点，主要包括：

①直接、准确了解工作的实际任务和体力、环境、社会方面的要求。

②信息可靠性高。

③可以弥补不善表达的员工对于岗位信息提供的不足。

④可以收集到观察法所不能体会到的内容。

但工作实践法运用起来也有很大的局限性，主要表现在：

①时间成本高，效率低下。

②对于岗位分析人员的专业性要求太高，许多岗位根本无法亲身体验。

③体验周期和实践都不易确定。

二、观察法

1.观察法的含义

观察法是一种典型的以工作为中心的方法，是指有关工作分析人员直接到现场，亲自对一个或者多个工作人员的工作行为进行观察、收集、记录等，包括有关工作的内容、工作时间的相互关系、人与工作的作用、工作环境、工作条件等信息。

观察法的使用原则：一是被观察的工作应相对静止、稳定，即在一定时间内，工作内容、工作程序及对工作人员的要求不会发生明显的变化；二是适用于大量标准化、周期较短并以体力劳动为主的工作，不适合于脑力劳动为主的工作；三是要注意工作行为样本的代表性；四是适用于工作内容主要是由身体活动来完成的工作，如保安人员等。例如，某企业生产车间的工作分析观察提纲如表3-3所示。

表3-3　某企业生产车间的工作分析观察提纲

续表

2.观察法的优缺点

观察法有很多优点，主要包括：

①操作较灵活，简单易行。

②直观、真实，能给岗位分析人员直接的感受，因而所获得的信息资料也比较准确。

③可以广泛了解信息，如工作活动内容、工作中的正式行为和非正式行为等。

但此方法的运用也存在很大的局限性，主要缺点有：

①时间成本很高，效率低下。

②观察周期不易确定，对于生产操作岗位较适合，但对于管理岗位和技术岗位不适合。

③由于专业所限，工作分析人员不能准确地对所有观察到的信息做出正确的判断。

④关于任职人员的任职资格条件是不能由观察得出的。

⑤在观察中，被观察者的行为可能与平时不一致，进而影响到观察结果的可信度。

三、访谈法

1.访谈法的定义

访谈法是一种通过分析者与任职者之间面对面的交谈从而获得工作信息、达到工作分析的目的的方法。通常员工对自己所承担的工作最为了解，他们对工作情况最有发言权，因此，访谈法是收集工作分析信息的一种行之有效的方法。但在使用该方法时，工作分析者不应该只是简单消极地记录工作执行者对各种问题的反映，更应通过积极的引导来获得较为完整的信息。

访谈法主要包括个人访谈法、集体访谈法和主管访谈法三种。

个别访谈法适用于各个员工的工作有明显差别，工作分析的时间又相对充裕的情况下。

集体访谈法适用于大量员工做相同或相似工作的情况，以一种迅速而且代价相对较小的方式了解工作的内容和职责方面的情况。在进行集体访谈时，还要请工作承担者的主管到场。如果他们当时不能到场，事后也应该单独进行访谈，听取他们对被分析工作所包含的任务和职责等方面的看法。

主管访谈法是指同一个或多个主管面谈，了解所要分析工作的基本情况。主管们对于工作内容通常都有全面的了解，与主管面谈可以节省工作分析的时间。访谈时应注意以下几个方面：

①合理选取访谈对象。由于在工作分析的实践中，进行全员访谈的可能性很小，所以要认真选取访谈对象，并对重点访谈对象的访谈活动要有计划、分层次地进行。

②访谈要取得访谈对象的积极配合，事先要向对方说明访谈的目的和程序，保持访谈气氛的轻松、融洽、顺利和高效。

③最好是结构化的访谈，因此要提前制定访谈提纲，便于结果的统计整理。

④访谈时间点的选择，以及访谈的时间长度要合理。在访谈时间点的选取上，尽量选择访谈对象相对轻松的时间，不要干扰其他正常工作。

⑤访谈者的提问与表达要保持中立，不要介入和引导被访谈者的观点。

人员访谈中经常问到的问题如表3-4所示。

表3-4　岗位分析访谈常用问题

2.访谈法的优缺点

访谈法的优点很明显：

①互动性强。面对面的交流能够增加反馈，使访谈者能够更加深入了解需要了解的问题。

②可以唤起工作者的职责意识，规范其行为，从而有利于以后岗位描述的推行。

访谈法也存在着一些缺点：

①首先，这种方法比较浪费时间，效率不高，如果访谈对象很多的话更难操作。

②在不熟悉描述岗位的情况下，可能被访谈对象误导，从而出现信息收集的偏差。

③访谈法对操作者的要求较高，而且结果不易统计对比。

④访谈法经常会影响被访谈者的正常工作。

四、问卷法

1.问卷法的定义

问卷法是工作分析中最常用的一种方法，采用问卷或者调查表的形式获取工作分析中的信息，实现工作分析的目的。问卷可以是封闭式的，也可以是开放式的。问题大多要求被调查者对其各种工作行为、工作特征和工作人员特征的重要性或频率做出描述或打分，然后对结果进行统计与分析，找出共同的有代表性的回答，并据此写出工作描述，再结合反馈该职务工作者的意见，进行补充和修改。

问卷法通常分为标准工作分析调查和指定工作分析调查两部分（表3-5和表3-6）。标准工作分析调查表问卷内容有普遍性，适合各种工作，指定工作分析调查表问卷内容具有特定性，每张调查表只适合指定的某项工作。

表3-5　标准工作分析调查表

表3-6　指定工作分析调查表（以推销员为例）

2.问卷法的优缺点

问卷法是进行岗位分析时运用得最广泛的一种方法，主要是基于以下优点：

①收集信息量大且速度较快，可以实现短时期内获取大量岗位信息的目的。

②标准统一，便于统计分析，针对性强，易于发现普遍的规律性问题。

当然也存在着一些明显的不足：

①问卷设计难度较大，要想了解不同岗位和人员的特点，对设计者的要求非常高。

②有些问卷对阅读能力要求较高，限制了问卷的适用范围，也影响了使用效果。

③没有互动反馈，对于开放式问题的反映并不好，不能够深入，且容易遗漏信息。

五、工作日志法

1.工作日志法的含义

工作日志法是由任职人员将每天的工作情况以日记的形式记录下来，并记录相关的责任、权利、人际关系、工作负荷及感受等，在此基础上进行综合整理。这种方法能完整记录整个工作程序。表3-7为工作日志填写实例。

表3-7　工作日志填写实例

2.工作日志法的优缺点

工作日志法是进行岗位分析所依据资料的重要来源，它具有几个优点：

①由于工作日志应是在工作不知觉状态下的忠实记录，因此资料来源比较可靠。

②工作记录本身非常翔实，提供的信息充分。

同样此方法也有很多的不足：

①需要积累的周期较长、时间成本高。

②资料口径可能与岗位分析的要求有出入，因而整理时工作量较大。

③工作日志往往有夸大的倾向，不利于信息的收集。

第四节　工作分析的实施与工作说明书的编写

一、工作分析的实施

由于所采用的工作分析方法不同，实施步骤也不相同，现介绍以观察、调查为主的工作分析实施步骤。

1.工作信息的初步调查

浏览已有文件，对分析工作的主要内容、职责、工作流程图等有大致的了解。

2.现场观察

目的是使分析人员熟悉工作现场的环境，了解他们使用的工具、设备、机器，一般的工作条件及主要的职责，由于部门主管比较熟悉情况，能随时回答分析人员的提问，因此观察时最好有部门主管陪同。

3.拟定工作调查单

将要收集的有关工作信息事项尽可能详尽地列成调查单，编写时，要考虑到使用的方便性与实用性。

4.进行工作调查

（1）现场调查

通过观察和询问，工作分析人员将每个职位的工作情况如实进行填写。

（2）面谈

现场调查不便的，或为更详细地了解情况，可请有关人员进行面谈，由工作分析人员根据工作调查单边询问边填写。这样有利于提高收集资料的质量。如果为了不影响工作，也可以利用休息时间填写调查单。

5.整理资料

对工作调查单进行整理，编写成工作说明书，在整理过程中，如对有些工作情况仍不清楚或有遗漏的，可再重新调查。

6.审核及定稿

将工作说明书发给工作执行人员、分析人员、管理人员进行审核，要求审核人员根据事实逐字逐句进行审核，并进行逐级审核，即由每一职位的上级主管审核，并保证每一个职位至少由三个人审核，如有异议可暂停并进行讨论，直到意见统一，方可编写工作说明书和工作规范两套文件，并就形式等方面问题再一次征求意见后最终定稿。

二、工作描述与工作说明书的编写

例如，某仓管员工作岗位说明书如表3-8所示。

表3-8　某仓管员工作岗位说明书

续表

收集完整、准确的工作信息并进行认真分析后，下一步就是编写工作描述和工作说明书了。企业实施工作分析的最终目的也是为了获得两份重要的文件：工作描述和工作说明书，以保证招人、用人、留人等一系列人力资源管理工作的顺利进行。

工作描述与工作说明书是企业管理的基本文件，对企业管理有着非常重要的作用。它不但可以帮助任职者了解其工作内容，明确责任范围，还可以为各级管理者的各项管理决策提供重要参考。

（一）工作描述与工作说明书的编写要求

1.效果

如果是规模小于200人的小公司，就没有必要再进行工作描述。小公司的工作职责通常都非常灵活，使用工作描述反而会增加工作困难，效果也不甚理想。

2.决心

工作描述是发现组织内部结构错误的一种行之有效的方法，如果组织没有改正错误的勇气和决心，工作描述就起不到应有的作用。

3.基础

工作描述之前的计划准备工作相当重要，因为工作描述会花费主管人员相当多的时间和精力。如果邀请专家和顾问，费用也会相当高，而没有工作计划，也将意味着对时间和金钱的双重浪费。

（二）工作描述与工作说明书的编写内容

1.工作描述的编写内容

工作描述就是确定工作的具体特征，它包括：

（1）工作名称

指组织对从事一定工作活动所规定的工作名称或编号，以便对各种工作进行识别、登记、分类及确定组织内外的各种工作关系。

（2）工作活动和工作程序

包括所要完成的工作任务、工作责任、使用的原材料和机器设备、工作流程、与其他人的正式工作关系、接受监督及进行监督的性质和内容。

（3）工作环境

包括工作的物理环境、安全环境和社会环境。

物理环境，即湿度、温度、照明度、噪声、异味、粉尘、空间等因素，以及工作人员每日与这些因素接触的时间。

安全环境主要是工作的危险性，可能发生的事故，过去事故的发生率、事故的原因及对执行人员身体的哪些部分容易造成危害及危害程度，劳动安全卫生条件，易患的职业病、患病率及其危害程度。

社会环境包括工作所在地的生活方便程度、工作环境的孤独程度、各部门之间的关系、同事之间的关系等。

（4）聘用条件

包括工作时数、工资结构、支付工资的方法、福利待遇、该职务在组织中的正式位置、晋升的机会、工作的季节性、进修的机会等。

2.工作说明书的编写内容

工作说明书主要是说明从事某项工作的人员必须具备的生理要求和心理要求。主要包括：

①一般要求。一般要求指有关工作程序和技术的要求、工作技能、工作经验、独立判断和思考的能力。

②生理要求。生理要求包括健康状况、体力与灵活程度、感觉器官的灵敏度等。

③心理要求。心理要求包括观察力、记忆力、注意力、解决问题和分析问题的能力、领导能力、创造力、语言表达能力、决策能力，还有性格、气质、兴趣爱好及合作精神等。

（三）工作描述与工作说明书的编写范例

1.工作描述

表3-9和表3-10分别为某电子有限公司计量员和人事部经理职位工作描述表。

表3-9　某电子有限公司计量员职位工作描述表

表3-10　某电子有限公司人事部经理职位工作描述表

续表

　（资料来源：百度文库）

2.工作说明书

表3-11和表3-12分别为某公司部门经理和某超市收银员工作岗位说明书。

表3-11　某公司部门经理工作岗位说明书

续表

表3-12　某超市收银员工作岗位说明书

续表

工作分析就是对工作岗位的内容、任职资格及工作关系等进行研究的过程，它是人力资源管理各项工作的基础，为后期的员工招聘与培训、考评及人力资源规划等其他工作提供重要依据。本章节首先介绍了工作分析的含义及重要作用，然后介绍了工作分析的基本流程及各种常用的工作分析方法，包括它们各自的定义、工作要点及优缺点；最后，作为工作分析的最终描述成果，本章介绍了工作描述和工作说明书的编写格式、注意事项并给出了部分参考案例。

通过本章的学习，能够使同学们充分认识到工作分析活动的重要性；熟悉常用的工作分析的方法，并能够掌握甚至编写不同岗位的工作描述和工作说明书。